Bis zu 2.500 € Portokosten sparen – Wie digitale Rechnungen den Praxisalltag verändern
11. August 2025Die Verwaltung einer modernen Praxis ist komplex – gerade im Bereich der Abrechnung. Lange galten Ausdrucke, Kuvertieren und Versand als notwendige Routinen. Doch: Der Aufwand ist hoch, die Kosten ebenso – und die Patientenerwartungen haben sich längst verändert.
Digitalisierung schafft Freiräume – personell und finanziell
Dr. Claudia Zeyher kennt beide Seiten. Ihre kieferorthopädische Praxis stellte vor einiger Zeit von manuellem auf externen Rechnungsversand um. Eine Verbesserung, aber keine perfekte Lösung: „Der Versand war teuer, und das Hochladen der Rechnungen in kleineren Paketen aufwendig.“
Die eigentliche Wende kam mit dem Umstieg auf digitale Rechnungen im medondo manager. Seitdem spart das Team nicht nur mehrere Stunden Zeit, sondern auch bis zu 2.500 Euro Portokosten im Quartal – und verbessert gleichzeitig die Kommunikation mit den Patient:innen.
Digitale Rechnungsstellung – einfach, sicher, effizient
Mit der Einführung digitaler Prozesse in der Abrechnung lassen sich viele administrative Aufgaben automatisieren. So funktioniert es im medondo manager:
- Rechnungen erstellen – direkt über die Praxissoftware (z. B. über eine Schnittstelle zu ivoris® oder PRAXIDENT).
- Digitale Bereitstellung – die Dokumente werden automatisch ins Patientenportal übertragen.
- Patientenbenachrichtigung – per E-Mail werden Patient:innen informiert, dass die Unterlagen bereitstehen.
Das Ergebnis: Rechnungen sind jederzeit online im Patientenportal abrufbar und können bequem weitergeleitet und archiviert werden – sicher, DSGVO-konform und völlig papierlos.
Was sagen die Patient:innen?
Gerade zu Beginn gab es bei Dr. Zeyhers Patient:innen noch Skepsis. Inzwischen hat sich die digitale Bereitstellung jedoch bewährt: „Die meisten nutzen das Portal regelmäßig. Besonders berufstätige Eltern und jüngere Patient:innen schätzen die schnelle, einfache Kommunikation.“
Neben Rechnungen können auch andere Dokumente, wie Behandlungs- und Kostenpläne oder Stellungnahmen der Krankenkassen, direkt digital ausgetauscht werden. Patient:innen können selbst Dateien, wie den Anamnesebogen, hochladen – das spart Rückfragen und Wege in die Praxis.
Mehr Komfort – für alle Beteiligten
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis bei Erstellung und Versand von Dokumenten
- Schnellere Kommunikation durch zentrale Dokumentenablage
- Weniger Rückfragen zu Inhalten, verlorenen Dokumenten oder fehlenden Unterlagen
- Bessere Nachvollziehbarkeit für Patient:innen
Ein zusätzlicher Pluspunkt: Eigenanteilsrechnungen lassen sich direkt in die Apps der gesetzlichen Krankenkassen übertragen – so sinkt der Aufwand durch telefonische Nachfragen deutlich.
Mehr als Rechnungen: Der digitale Praxisalltag mit medondo
Neben der digitalen Rechnungsstellung nutzt die Praxis Dr. Zeyher auch die digitale Terminorganisation – etwa für automatische Terminerinnerungen: „Für unser Team am Empfang ist das eine echte Erleichterung. Unsere Patient:innen empfinden die Erinnerungen ebenfalls als sehr hilfreich.“
Das zeigt: Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie ist ein echter Hebel für eine zukunftsorientierte, patientenzentrierte Praxisorganisation.
Fazit: Einfache Umstellung – großer Effekt
Dr. Zeyhers Bilanz fällt eindeutig aus: „Ich würde die digitale Rechnungsstellung im medondo manager besonders Kolleg:innen empfehlen, die die Abrechnung selbst in der Praxis machen. Es spart enorm Zeit und Geld.“
Mit modernen Praxismanagementlösungen wie dem medondo manager lassen sich digitale Prozesse ohne großen Schulungsaufwand umsetzen – von der Abrechnung über die Terminplanung bis hin zur internen Aufgabenverteilung.
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